Již jste slyšeli, že dne 25. května 2018 vstoupilo v platnost Obecné nařízení o ochraně osobních údajů neboli GDPR, platné pro celou Evropskou Unii. Nařízení nově upravuje zacházení s osobními údaji, nahrazuje dosud platný zákon č.101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů.

 

Toto nařízení ukládá nové informační, evidenční a oznamovací povinnosti i pro Společenství vlastníků jednotek (SVJ), Bytová družstva (BD)  a domy v soukromém vlastnictví, jako správce i zpracovatele osobních údajů. I nové povinností pro správce bytových domů.

 

Správci, členové výboru a předsedové také při své činnosti pracují s osobními údaji, a i proto vznikla služba PATRON DOMU, která zajistí splnění povinností nařízení i pro tuto část Vaší agendy.

 

Souhlas

„Souhlas je jedním z právních důvodů pro zpracování osobních údajů (mezi další důvody patří smlouva, oprávněný zájem, právní povinnosti atd.). Pokud souhlas využíváte, měl by být dán zjevným potvrzením.“

Správce a SVJ/BD

V rámci naší spolupráce se správci, předmětnými SVJ/BD  a jednotlivými vlastníky, je souhlas se zpracováním osobních údajů zajištěn: na formulářích zavedení vlastníků do databáze, dále ve stanovách SVJ/BD včetně rozsahu zpracovávaných dat, a následně smluvně mezi jednotlivými organizacemi.

Komunikace a vymazání údajů

„Komunikace má být jednoduchá. Osoba právnická či fyzická má právo znát správce i zpracovatele dat, důvod zpracování dat, jejich dobu uchování a řetěz zpracovatelů. Vymazávané údaje“

Správce a SVJ/BD

Komunikace je u nás opravdu rychlá a jednoduchá, buď přes e-mail nebo přímo webové rozhraní. Data jsou zálohována, vždy aktuální, a jasně průkazná. Na formulářích a v celém webovém rozhraní je uveden správce dat SVJ/BD. Důvodem zpracování dat je řádný, efektivní výkon zprávy.

Doba uchování dat je u fyzických osob po dobu vlastnictví či vztahu k bytové jednotce, vlastníkovy či SVJ/BD, v případě ukončení zmíněných vztahů minimálně do doby vyúčtování a vypořádání přeplatků a nedoplatků. Ve smluvních vztazích je doba určena délkou smluvního vztahu a účetním zákonem.

Data jsou zpracovávána následovně: Správce dat je SVJ/BD, zpracovatel dat je správce.

(PATRONDOMU může být dalším zpracovatel dat a to v případě sjednání speciální smlouvy.)

Vymazání údajů je možný, až po ukončení doby uchovávání dat a to smazáním. Tím nedochází k žádným průtahům s likvidací.

Přístup a přenosnost, varování, osobní údaje dětí

„Umožnit lidem, SVJ/BD a správcům aby měli ke svým údajům přístup a mohli je upravovat a poskytnout jiným společnostem. Varování. Osobní data dětí mladších 16 let, musí být podle GDPR zajištěn souhlasem rodičů.“

Správce a SVJ/BD

Díky online přístupu, mohou všichni okamžitě data stahovat, upravovat a zasílat, dle svého rozhodnutí a svých potřeb, kterýmkoliv společnostem. Samozřejmě jedná se o data, ke kterým mají jednotlivé osoby oprávnění. 

Př. Vlastník zasílá změnu čísla sipa SVJ. SVJ při vyúčtování zasílá data správci o změně vlastníků, počty osob, změny účtů pro výplatu přeplatků. Správce může data zasílat spol. zpracovávající odečty a vyúčtování tepla.

Úprava i stažení dat je dohledatelná, PATRON DOMU zaznamenává, kdo provedl změnu či stažení dat (vlastník, SVJ/DB, správce).

Osobní data dětí, nejsou vedeny.  V případě že rodiče do systému vypíšou i údaje o osobách, které užívají byt a budou jimi děti, pak je zcela na rodičích a jejich uvážení jaké data poskytnou.

Profilování

„Profilování se požívá k zpracování jakýkoliv žádostí a nabídek.“

Správce a SVJ/BD

Profilování je používáno pouze k určení roční spotřeby na zálohových platbách kdy dle zákona číslo 67/2013 sb. § 4 Výše záloh za služby a způsob změny jejich výše:

Nedojde-li k ujednání o zálohách na dodávku vody a odvádění odpadních vod, nebo není-li přijato rozhodnutí družstva, nebo společenství, měsíční zálohy se pro každé zúčtovací období vypočítají z výše maximálně jedné dvanáctiny dodávek, a to podle skutečné spotřeby vody za předchozí roční období nebo podle směrných čísel roční potřeby vody1) vynásobené cenami sjednanými s dodavatelem.

Marketing, ochrana citlivých údajů, přenos údajů mimo EU

PATRON DOMU neposkytuje žádné data třetím subjektům, neshromažďuje citlivé data a nepřenáší data mimo EU.